معرفی 10 روش سازنده برای افزایش بهره وری در کار

چگونه بهره وری در کار را افزایش بدهیم؟

افزایش بهره وری یکی از عوامل بسیار مهم در موفقیت یک کسب و کار است؛ بنابراین یک مدیر عاقل تمام تلاش خود را به کار می گیرد تا بتواند عملکرد مثبت کارکنان را پیشرفت دهد. روزهای کاری بیشتر کارمندانی که در یک شرکت فعالیت می کنند، تا حدودی تکراری است. بیشتر آن ها از صبح زود خیره به مانیتورها در حال تایپ و مطالعه هستند. همچنین در برخی از شرکت ها به دلیل شرایط نامساعد و سر و صدای زیاد، یا کوچک بودن فضا، تمرکز روی کارها بسیار سخت است. در این مقاله قصد داریم 10 عامل مهمی را به شما معرفی کنیم که سبب افزایش بهره وری می شود و توضیح دهیم که چرا رعایت این موارد می تواند عملکرد کلی کسب و کار شما را بالا ببرد.

1. ایجاد انگیزه

تشویق، ایجاد انگیزه و پاداش یکی از اولین کارهایی است که سبب افزایش بهره وری شما و تیم کاری تان می شود. در صورتی که کارمندان شما کارشان را خوب انجام می دهند، از آن ها قدردانی کنید و در عین حال اگر خطایی داشتند، انتقادات سازنده از آن ها داشته باشید. علاوه بر این انگیزه های شخصی به کارمندان بدهید تا انرژی خود را معطوف به انجام کارها کنند؛ برای مثال می توانند در صورتی که عملکرد بهتری داشته باشند، یک قهوه رایگان دریافت کنند. شما باید به وضوح موفقیت یک کارمند را به موفقیت دیگران گره بزنید تا حس رضایت در همگی آن ها به وجود بیاید. وقتی به کارمندان خود انگیزه می دهید که سخت تر کار کنند و در ازای آن پاداش نیز دریافت کنند، احتمال زیادی دارد که بهره وری افزایش پیدا کند و عملکرد مثبتی را شاهد باشید.

2. کارآمد باشید

نحوه عملکرد کسب و کار خود را در نظر بگیرید و پتانسیل آن را در برابر تغییرات بسنجید. به یاد داشته باشید که باید فهرست های کوتاه مدت و بلندمدت تدوین کنید تا اولویت بندی وظایف به خوبی در آن ها مشخص باشند. سؤال هایی که می توانید برای افزایش کارآمدی بپرسید، این است که آیا می توان به نوعی در طول روز کارآمدتر بود و انعطاف پذیری بیشتری برای انجام کارها داشت؟ به هریک از همکاران خود و افرادی که زیر دست شما کار می کنند، به صورت روزانه برنامه دهید و تشویقشان کنید تا برنامه های اولویت دار را حتماً به موقع انجام دهند. در ازای این کار می توانید پاداش یا امتیازی برای آنان در نظر بگیرید.

3. تغییر ساعات کاری

برخی از افراد عادت به زود بیدار شدن دارند. از سوی دیگر، برخی هم شب زنده دار هستند. اگر ساعت ورود و خروج را اندکی تغییر دهید، می توانید از هر دو گروه به میزان برابر انتظار افزایش بهره وری داشته باشید. قرار نیست تا همیشه ساعات کاری بین 9 صبح تا 5 عصر ثابت باشد. با شناوربودن زمان کاری شما این فرصت را فراهم می کنید تا کارمندان براساس جدول زمانی خود تصمیم به انتخاب بگیرند. در حال حاضر نیز بسیاری از محیط های اداری گزینه کار ریموت را دارند تا به کارمندان اجازه دهند از محیط خانه کار کنند. پیشرفت های اخیر در تکنولوژی به این معنا بوده که کافی است یک لپ تاپ، گوشی موبایل و اینترنت داشته باشید تا از هر جای دنیا مشغول به کار شوید. یکی دیگر از مزایای دورکاری این است که کارمندان به جای اینکه یک روز را به طور کامل مرخصی بگیرند، در عین حال که از محیط اداره دور هستند، می توانند به انجام کارها نیز بپردازند.

4. فیدبک منظم و مداوم

کارمندان شما باید مطمئن باشند که در مسیر درستی هستند و کاری را که «باید» انجام می دهند. ردیابی پیشرفت آن ها و چک کردن روند کارها در فواصل زمانی منظم، نه تنها به شما این امکان را می دهد که مراقب باشید آن ها در مسیر رسیدن به اهداف باشند، بلکه آن ها می توانند هر سؤال و ابهامی که دارند از شما بپرسند. اگر کارمندان احساس کنند به حال خود رها شده و کسی کارهای آن ها را نمی بیند، برای انجام کارها بی انگیزه می شوند و احساس سردرگمی می کنند. با این حال با داشتن یک فیدبک مداوم می توانید به آن ها احساس اطمینان دهید و سبب افزایش بهره وری کارمندان شوید.

5. واضح بودن انتظارات

برای اطمینان از اینکه کارمندان شما از آنچه برای انجام کارها نیاز بوده، اطلاع دارند و به دقت با سبک و روش کاری موردنظر شما آشنا هستند، باید چندین جلسه داشته باشید. علاوه بر این راه ارتباطی مناسبی با آنان فراهم کرده تا هرکدام که احساس کردند هنوز سؤالی باقی مانده بتوانند با شما در ارتباط باشند. در محیط کاری خود مطمئن شوید که فضاهای کار اشتراکی یا اتاق های کنفرانس در دسترس کارمندان نیز قرار بگیرد؛ زیرا عده ای کار تیمی را ترجیح می دهند. علاوه بر این برای افزایش بهره وری در همه سطوح، فضاهایی را نیز برای کارمندانی فراهم کنید که در تنهایی و سکوت بهتر کارها را انجام دهند؛ به طورکلی سعی کنید برای پاسخگویی به سؤالات یا نگرانی های آن ها در دسترس باشید و ددلاین های مهم را برای آن ها مشخص کنید. اگر از ابتدای کار انتظارات خود را واضح مطرح نکنید، در انتها نمی توانید از درست انجام نشدن کارها شاکی باشید.

6. استراتژی مدیریت زمان

در محیط های کاری که اغلب کارمندان آن استراتژی های مدیریت زمان را می دانند، ما با افزایش بهره وری روبه رو هستیم. آموزش مدیریت زمان می تواند به کارمندان کمک کند تا مهارت های مناسبی را کسب کنند و به مدیران و مسئولان منابع انسانی نشان دهند برای اینکه مولدتر باشند، به چه چیزهایی نیاز دارند؛ برای مثال اگر کارمندان با مدیریت زمان آشنایی داشته باشند، به مدیران خود اطلاع می دهند تا یک سمینار برای مدیریت عواملی که باعث حواس پرتی می شود، ترتیب دهند. در طول سمینار نیز سؤال های مختلفی از کارمندان پرسیده می شود. با پاسخ هایی که آن ها می دهند، می توان به این نتیجه رسید که در کدام بخش های مدیریت زمان ضعف دارد و شاید نیاز است نرم افزارهای مدیریت زمان روی سیستم همه نصب باشد. به طورکلی مدیریت زمان نه تنها در محیط کار سبب افزایش بهره وری می شود، بلکه در زندگی شخصی نیز فاکتور بسیار مهمی است.

7. روشن بودن معیارهای موفقیت

بیشتر مدیران و رهبران از کارکنان خود می خواهند کارها و وظایف را به روشی خاص انجام دهند. با این حال هر فرد سبک مخصوص به خود، الگوهای فکری متفاوت و روش های مختلفی برای انجام کارها دارد. شاید بهتر باشد برای افزایش بهره وری دو عنصر کلیدی مهم را فارغ از تنوع سبک ها و مهارت های آنان در نظر بگیرید: مورد اول اینکه تصویر نهایی ایده آل انتظار خود را ترسیم کنید، تا جایی هم که ممکن است، این تصویر باید خاص و دارای ویژگی های روشنی باشد. مورد بعدی هم اینکه معیارهای خود را برای چگونگی ارزیابی کارها و نتایج آن ها به طور کامل شرح دهید. هنگامی که این دو عنصر مهم در ذهن کارمندان روشن باشد، آن ها قادر خواهند بود قبل از ارائه کارها، آن را براساس معیارهای شما ارزیابی کنند. این رویکرد از سردرگمی و هرگونه بحثی جلوگیری می کند و کارمندان شما را متمرکز نگه خواهد داشت.

دوره اختصاصی

دوره نخبگان، استاد تمامی در ترید

دوره آموزشی از صفر تا سطح پیشرفته در ترید که با هدف “استاد تمامی ترید” طراحی شده است

دریافت اطلاعات بیشتر

8. بخش بندی کردن زمان و برنامه ریزی

بخش بندی کردن برنامه ریزی می تواند راهی عالی برای افزایش بهره وری و کنترل صحیح زمان و پروژه های مختلف باشد. به ویژه اگر پروژه بزرگ و خاصی را در پیش نداشته باشید که باید حتماً در زمان معین انجام شود. ارائه زمان لازم و برنامه ریزی دقیق به اولویت بندی پروژه های بزرگ تر کمک می کند تا قبل از نزدیک شدن به ددلاین، آن ها را انجام دهید. به این ترتیب در روزهای پایانی نیاز نیست تمام زمان خود را برای به ثمر رسیدن کارها صرف کنید؛ برای مثال می توانید جلوی یکی از وظایف در نرم افزار مدیریتی خود عدد 30 را قرار دهید؛ به این معنا که انجام دادن آن تنها 30 دقیقه زمان شما را می گیرد. این می تواند راهی ساده برای نشان دادن میزان کاری باشد که انجام می دهید. علاوه بر این به شما این امکان را می دهد تا تمام وظایف خود را مشاهده کرده و دریابید که واقعاً در طول روز چند ساعت کار مفید انجام می دهید.

9. بررسی فرایندهای انجام شده

هر کارمندی سرعت مختصی برای انجام کارهای خود دارد. برخی آهسته کار می کنند و در مقابل برخی دیگر سرعت بسیار بالایی دارند. استفاده از نرم افزارهایی که روند انجام کارها را بررسی می کند، می تواند در این مرحله مفید باشد. با ملاحظه این نرم افزارها می توانید ببینید هر کارمند در چه مرحله ای از انجام کارها بوده و با چه سرعتی در حال انجام است؛ برای مثال در این نرم افزار فهرست تماس های تلفنی، جلسات پیش رو، تاریخ دقیق تحویل پروژه ها و کارهایی از این دست قرار داده شده و شما می توانید اعلانات لازم را از طریق آن به کارمندان اطلاع دهید و بررسی کنید که عملیات در کدام مرحله قرار دارد. عادت به این نوع بررسی ها می تواند در طول زمان به افزایش بهره وری شما و کارمندانتان منجر شود.

10. استفاده از نرم افزارهای پیش بینی متن

تایپ کردن یکی از وظایف اصلی کارمندان به شمار می رود که شامل ایمیل کردن تا پردازش متن ها و تحقیق در همه زمینه هاست. برای افزایش بهره وری می توانید علاوه بر اینکه تایپ ده انگشتی را به کارمندان آموزش بدهید، از نرم افزارهای پیش بینی متن و تصحیح گرامر استفاده کنید. این کار می تواند تا حد زیادی در زمان کارکنان صرفه جویی کند. متأسفانه باید گفت نرم افزارهای پیش بینی متن و تصحیح جملات زیادی که بتواند به زبان فارسی کمک کند، وجود ندارد و نمونه های موجود هم ایرادات اساسی دارند؛ با این حال اگر شرایط کار شما به گونه ای است که به زبان انگلیسی فعالیت می کنید، نمونه های خارجی می توانند بسیار کمک کننده باشند. این نرم افزارها دسته بندی های مختلفی دارند و بسته به اینکه در چه صنعتی فعالیت می کنید، می توانید از میان آن ها بیزینس خود را انتخاب کنید تا لغات تخصصی لازم را داشته باشد.

سخن پایانی

چه به عنوان رئیس و چه به عنوان یک کارمند، اگر احساس می کنید باید در محل کار بهره وری خود را افزایش دهید، این مقاله می تواند راهکارهای خوبی را به شما ارائه دهد. برخی از این موارد باید حتماً توسط مدیر شما انجام شود؛ پس بهتر است بعد از مطالعه، آن را برای مدیر خود نیز ارسال کنید. در بسیاری از اوقات افراد قصد دارند در زمینه کاری خود پیشرفت کنند، اما به درستی نمی دانند که چگونه باید این کار را انجام دهند. شاید این مقاله به نوعی بتواند چراغی در ذهن این افراد روشن کند. به طورکلی هیچ راه سریعی برای توانمندسازی تیم و افزایش بهره وری بیشتر وجود ندارد، بلکه باید بتوانید با رعایت موارد گفته شده و تثبیت این عادات برای خود و کارمندان به آهستگی آن را یاد بگیرید و انجام دهید. آیا تاکنون راه های افزایش بهره وری را در محیط کار خود امتحان کرده اید؟ آیا نتیجه مثبتی هم داشته است؟ نظرات خود را در کامنت با ما در میان بگذارید.

سوالات متداول